Doświadczenie

Pracowaliśmy nad dokumentacją produktu SaaS, obejmującą regulamin, umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) i politykę prywatności. Punktem wyjścia były przepływy danych, role stron oraz sposób korzystania z usługi. Zakres obejmował również podwykonawców przetwarzających dane, rozliczenia i warunki dostępu klientów do produktu.

Przygotowanie dokumentów połączyliśmy z oceną założeń wdrożeniowych. Dzięki temu mogliśmy wskazać zespołowi, które elementy procesu wymagają dopasowania do przyjętych warunków prawnych.

Zakres objął również zasady zmiany dostawcy i migracji danych wynikające z Data Act oraz przygotowanie do kolejnych zmian dotyczących opłat. Produkt nie został jeszcze uruchomiony; praca dotyczyła przygotowania jego warstwy prawnej do startu i dalszego rozwoju.

Sprawdzaliśmy działanie produktu SaaS na podstawie materiałów z repozytorium i raportów zespołu. Porównaliśmy wdrożenie z wcześniejszymi ustaleniami dotyczącymi zawierania umowy, rozpoczęcia usługi, weryfikacji klientów i przechowywania danych.

Przygotowaliśmy uwagi do konkretnych elementów wdrożenia oraz odpowiednie zmiany w dokumentacji. W zaleceniach powiązaliśmy wymagania prawne z działaniem produktu.

Analizowaliśmy i przygotowywaliśmy umowę ramową dotyczącą usług programistycznych dla klienta enterprise. Praca obejmowała modele rozliczania zespołu, zakres usług, odbiory oraz zasady zakończenia współpracy.

Uwzględniliśmy prawa do oprogramowania, przetwarzanie danych, podwykonawców, odpowiedzialność i ograniczenia dotyczące pozyskiwania personelu. Postanowienia odnosiliśmy do tego, jak miały być organizowane i dostarczane usługi.

Przeanalizowaliśmy materiały produktu i projekt procesu rejestracji przed planowanym uruchomieniem onboardingu klientów B2B. Ustalaliśmy, jak połączyć dokumentację usługi z warunkami handlowymi, akceptacją dokumentów i potwierdzeniem uprawnienia osoby działającej za organizację.

Praca obejmowała również pytania o dane osobowe i dostawców, które należało rozstrzygnąć przed przygotowaniem finalnej dokumentacji. Prace są w toku; docelowy proces wymaga jeszcze dalszych ustaleń i wdrożenia.

Pracowaliśmy nad aktualizacją pakietu dokumentów platformy internetowej przed jej planowanym uruchomieniem. Zakres obejmował zasady korzystania z usługi, informacje o prywatności, kanały kontaktu oraz przyjmowanie zgłoszeń dotyczących bezpieczeństwa.

Porównaliśmy treść dokumentów z aktualnym sposobem działania produktu i planowanymi zmianami. Ujednoliciliśmy nazewnictwo i odesłania, ograniczyliśmy powielanie informacji oraz przygotowaliśmy listę kwestii wymagających zamknięcia przez zespół przed startem. Prace nad produktem trwają; platforma nie została jeszcze uruchomiona.

Przygotowaliśmy projekt umowy dotyczącej przeniesienia praw do oprogramowania na spółkę. Najpierw ustaliliśmy, jakie składniki tworzą produkt i które z nich powinny zostać objęte dokumentem. Analiza uwzględniała także dalszy rozwój oprogramowania i kolejne wersje.

Zespół rozwijający platformę cyfrową potrzebował porównania kilku sposobów jej działania. Przeanalizowaliśmy przebieg korzystania z produktu i transakcji, a następnie przypisaliśmy poszczególnym wariantom role stron, strukturę umów i zakres odpowiedzialności.

Ocena obejmowała dane osobowe, kwestie konsumenckie i ryzyka operacyjne. Połączyliśmy ją z przeglądem umowy, uporządkowaniem procesów i zaplanowaniem kolejnych iteracji wdrożenia modelu płatności.

Pracowaliśmy nad wzorem porozumienia przeznaczonym do wykorzystania między użytkownikami platformy. Analiza obejmowała charakter ich wzajemnych świadczeń, odpowiedzialność oraz granicę między rolą operatora produktu a rolą stron zawierających umowę.

Projekt wymagał także spojrzenia na sposób wypełniania dokumentu: potrzebne dane, zrozumiałość postanowień i warianty odpowiadające różnym sytuacjom użytkowników.

Doradzaliśmy zagranicznej firmie technologicznej przy wyborze modelu współpracy z osobą wykonującą pracę z Polski. Porównaliśmy bezpośrednie zatrudnienie, skorzystanie z pracodawcy pośredniczącego (EOR) oraz współpracę B2B, odnosząc te warianty do planowanego sposobu wykonywania pracy.

Analiza obejmowała obowiązki związane z zatrudnieniem i pracą zdalną, ubezpieczenia społeczne, zagadnienia podatkowe, prawa do tworzonego oprogramowania i powiązanie współpracy z dokumentami programu udziałowego. Rezultatem były założenia do wyboru modelu i dalszego dostosowania dokumentów.

Ostatecznie uzgodniono zatrudnienie na podstawie prawa polskiego, powiązane z dokumentami amerykańskiego programu equity. Umowa została podpisana, a pracownik rozpoczął pracę.

Przejrzeliśmy pakiet dokumentów pracodawcy z USA pod kątem osoby mającej stale pracować w Polsce. Wskazaliśmy postanowienia wymagające dostosowania w obszarze warunków pracy, poufności, własności intelektualnej i korzystania z danych.

Oddzieliliśmy sprawy dotyczące lokalnej relacji z pracownikiem lub wykonawcą od dokumentacji korporacyjnej i udziałowej amerykańskiej spółki. Praca dotyczyła polskiej części analizy i spójności pomiędzy dokumentami.

Wspieraliśmy startup technologiczny przy porządkowaniu struktury spółki i zasad jej działania. Zakres obejmował prawa founderów, ustalenia udziałowe, zarządzanie i reprezentację oraz podział decyzji korporacyjnych.

Uwzględniliśmy obowiązki dotyczące beneficjentów rzeczywistych i potrzebę czytelnego opisania struktury na potrzeby przyszłych zmian właścicielskich oraz due diligence. Pracę korporacyjną odnosiliśmy do rozwoju produktu i założeń biznesowych zespołu.

Przygotowaliśmy kwestionariusz pomagający founderom uporządkować zasady współpracy przed opracowaniem dokumentów. Pytania obejmowały role, zaangażowanie, podział praw udziałowych, podejmowanie decyzji i zasady ewentualnego rozstania.

Osobno uwzględniliśmy sposób oceny, czy poszczególne osoby realizują swoje zadania. Zebraliśmy wspólne ustalenia i rozbieżności, aby founderzy mogli omówić wzajemne oczekiwania oraz wybrać dalszy kierunek rozwoju produktu.

Pracowaliśmy nad projektem polityki ochrony danych dla organizacji, w której odpowiedzialność za przetwarzanie wymagała rozróżnienia kilku ról i zakresów działania. Ustaliliśmy, które zasady mogą być wspólne, a które kwestie wymagają osobnej dokumentacji.

Projekt obejmował organizację upoważnień i dostępów, obieg dokumentów, współpracę z inspektorem ochrony danych oraz podział odpowiedzialności. Dokument przygotowano do dalszej weryfikacji merytorycznej. Nowe zasady nie zostały jeszcze wdrożone.

Przygotowaliśmy propozycje zmian w regulaminie i polityce prywatności platformy na etapie MVP. Porównaliśmy treść dokumentów z funkcjami dostępnymi dla użytkowników, sposobem kontaktu oraz zakresem publikowanych informacji.

Zmiany obejmowały doprecyzowanie roli operatora, widoczności danych i informacji o ich przetwarzaniu. Z dokumentacji należało również usunąć opisy funkcji, których produkt na tym etapie nie oferował. Praca dotyczyła dopasowania dokumentów do aktualnego zakresu produktu.

Analizowaliśmy dokumentację współpracy, w której dane osobowe przepływały między kilkoma podmiotami. Porównaliśmy postanowienia różnych dokumentów, aby sprawdzić spójność opisu ról i odpowiedzialności poszczególnych uczestników.

Przygotowaliśmy propozycje zmian i uzasadnienie do uzgodnień między stronami. Praca obejmowała wyznaczenie granic odpowiedzialności klienta za konkretne procesy oraz rozróżnienie kwestii wymagających zmiany od tych, które należało potwierdzić z pozostałymi stronami.

Analizowaliśmy dokumentację postępowania zakupowego w projekcie dofinansowanym, w tym wymagania, ofertę i korespondencję. Praca dotyczyła uzasadnienia rozstrzygnięcia oraz odróżnienia braków dokumentacyjnych od niezgodności treści oferty z wymaganiami.

Przygotowaliśmy projekt uzupełniającej dokumentacji postępowania i dokument dotyczący konfliktu interesów. Zakres obejmował wskazanie materiałów potrzebnych do udokumentowania podjętej decyzji.

Analizowaliśmy możliwość zmiany terminu realizacji umowy w projekcie objętym dodatkowymi zasadami finansowania. Sprawdziliśmy postanowienia dotyczące zmian umowy, podawaną przyczynę opóźnienia i dokumenty potrzebne do jej wykazania.

Pracowaliśmy nad brzmieniem aneksu oraz zakresem informacji, które należało uzyskać przed jego podpisaniem. Ocena była powiązana z rzeczywistą podstawą zmiany i jej wpływem na warunki zamówienia.